Executive Assistant (CEO)

🧭 우리가 만들고 있는 변화

마키나락스는 제조·반도체·배터리·화학·중공업·방위산업 등 다양한 산업 현장에서 실제로 동작하는 AI를 만들고 있습니다. 사업과 조직의 규모가 커지고 국내를 넘어 해외 사업이 확대되면서, CEO가 만나고 판단해야 하는 고객·파트너·투자자와 주요 경영 아젠다 역시 빠르게 늘어나고 있습니다.

이제 CEO의 시간은 단순히 일정을 관리하는 것을 넘어, 회사의 가장 중요한 의사결정과 성장에 어디에 쓰일 것인지 설계해야 하는 자원이 되고 있습니다. 이에 CEO가 가장 중요한 일에 집중할 수 있도록 시간과 우선순위를 관리하고, 주요 회의와 업무 등을 선제적으로 준비하며, 필요한 정보와 이해관계자를 연결하는 Executive Assistant를 찾습니다. 정해진 일정을 관리하고 요청받은 업무를 처리하는 데 그치지 않습니다. CEO의 업무 방식과 회사의 주요 아젠다를 이해하고, 무엇이 중요한지 판단하여 한 발 먼저 준비하고 조율하는 것이 이 역할의 핵심입니다.

CEO의 업무 효율을 높이고, 회사의 중요한 순간들이 차질 없이 실행되도록 만드는 것. 마키나락스의 Executive Assistant가 만들어갈 변화입니다.

👨‍💻 이런 일을 함께 합니다

1. Schedule & Priority Management : CEO의 시간과 우선순위를 관리합니다

• CEO의 일간·주간·월간 일정을 관리하고, 대내 주요 일정과 업무의 우선순위를 조율합니다.
• CEO의 업무 흐름과 집중이 필요한 시간을 고려하여 단순한 일정 등록을 넘어 캘린더 전체를 효율적으로 운영합니다.
• 일정 간 충돌이나 갑작스러운 변경이 발생했을 때 상황을 빠르게 파악하고 이해관계자와 커뮤니케이션하여 최적의 대안을 마련합니다.
• 주요 일정의 목적·참석자·장소·논의사항·필요자료 등을 사전에 확인하고 CEO가 필요한 정보를 적시에 확인할 수 있도록 준비합니다.

2. Meeting & Communication Support : 주요 회의와 커뮤니케이션을 지원합니다

• 경영진 회의 등 CEO가 참여하는 주요 대내 일정의 운영과 관련된 사항을 지원합니다.
• 필요한 경우 관련 조직과 협업하여 CEO에게 필요한 회의자료와 사전 정보를 취합하고 핵심 내용을 파악할 수 있도록 정리합니다.
• 주요 미팅 전 참석자, 미팅 목적, 주요 논의사항 등 CEO가 미리 알아야 할 Briefing 정보를 준비합니다.
• 회의 이후 후속 미팅, 일정, 커뮤니케이션 등 필요한 액션이 누락되지 않도록 관련 사항을 확인하고 조율합니다.

3. Business Travel & External Engagement : 국내외 출장과 대외 활동을 관리합니다

• CEO의 국내외 출장 목적과 일정을 파악하고 전체 출장 계획을 수립·관리합니다.
• 항공·숙박·교통·방문 일정 등 출장에 필요한 Logistics를 종합적으로 관리합니다.
• 출장 중 고객·파트너 미팅 및 주요 행사 일정을 조율하고 변경사항에 유연하게 대응합니다.
• 주요 외부 인사의 방문 및 미팅에 필요한 접견·의전 사항을 사전에 준비합니다.

4. Executive Administration : CEO의 업무 환경을 안정적으로 운영합니다

• CEO의 경비·출장비 등 업무 수행에 필요한 행정 사항을 관리합니다.
• 경영진 회의, 주요 행사 등 CEO가 참석하는 회사 내부 일정을 지원하고 관련 사항을 조율합니다.
• 필요한 경우 간단한 자료 조사, 문서 작성 및 정보 정리를 수행하여 CEO의 업무를 지원합니다.
• 정해진 업무 범위에 한정하지 않고, CEO가 업무에 집중하기 위해 필요한 사항을 스스로 파악하고 유연하게 지원합니다.

🎯 이런 역할을 기대합니다

Executive Assistant는 CEO와 가장 가까운 위치에서 업무 효율성과 생산성을 높이는 역할을 담당합니다.

이 포지션의 성과는 몇 건의 일정을 관리했는지가 아니라, CEO가 중요한 일에 더 많은 시간을 쓸 수 있었는지, 중요한 일정과 업무가 누락 없이 운영되었는지, 예상치 못한 상황에서도 업무가 안정적으로 진행되었는지로 평가됩니다.

좋은 Executive Assistant는 요청한 일을 빠르게 처리하는 사람을 넘어, 업무와 회사의 상황을 이해하고 필요한 것을 한 발 먼저 준비하는 사람이라고 생각합니다.

높은 수준의 정확성과 신뢰를 바탕으로 업무 방식을 이해하고, CEO가 별도로 챙기지 않아도 되는 영역을 넓혀가는 것. 이를 통해 CEO가 핵심 의사결정과 회사의 성장에 집중할 수 있는 환경을 만들어 갑니다.

단순히 시간을 관리하는 것을 넘어, CEO의 시간이 가장 중요한 곳에 쓰이도록 만드는 것. 이것이 마키나락스가 생각하는 Executive Assistant의 역할입니다

📄 입사하시면, 우리는 이렇게 일합니다

첫 1~2개월

• CEO의 주요 업무와 일하는 방식을 이해하고, CEO가 어떤 기준으로 일정을 판단하고 의사결정하는지 파악합니다.
• 정기적으로 진행되는 경영회의와 내부 미팅, 주요 고객·파트너 미팅, 국내외 출장 등 을 파악하고 기존 일정관리와 업무지원 방식을 익힙니다.
• CEO와 자주 커뮤니케이션하는 내부 조직과 주요 외부 이해관계자를 파악하고, 업무가 어떤 방식으로 연결되고 진행되는지 이해합니다.

3개월 이후

• CEO의 일정과 주요 대내 활동을 독립적으로 관리합니다.
• 단순히 요청받은 일정을 등록하는 것을 넘어 일정의 목적과 중요도를 이해하고, 우선순위를 판단하여 충돌이나 병목을 사전에 발견하고 조정합니다.
• 주요 회의와 출장에 필요한 사항을 미리 확인하고 준비하여 CEO가 별도로 확인하거나 챙겨야 하는 일을 최소화합니다.

이후

• CEO의 업무 스타일과 회사의 운영 방식을 충분히 이해한 것을 바탕으로, CEO가 요청하기 전에 필요한 사항을 예측하고 준비하는 수준의 Executive Support를 수행합니다.
• 반복되는 업무와 일정은 더 효율적으로 운영할 수 있는 방법을 고민하고, 갑작스러운 상황에서도 우선순위를 빠르게 판단하여 안정적으로 대응합니다.
• 궁극적으로는 CEO가 일정과 행정 업무에 사용하는 시간을 최소화하고, 회사의 중요한 고객·사업·의사결정에 최대한 집중할 수 있도록 CEO의 시간을 가장 효과적으로 운영하는 것을 목표로 합니다.

💡 이런 분을 찾습니다

• CEO 또는 임원 비서, Executive Assistant 등 3년 이상의 유관 업무 경험을 보유한 분
• 다양한 이해관계자의 요청과 복수의 일정을 동시에 관리하며 우선순위를 판단하고 조율해 본 분
• 갑작스러운 일정 변경이나 예외 상황에서도 우선순위를 빠르게 판단하고 침착하게 대응할 수 있는 분
• 세부적인 사항을 놓치지 않으면서도 전체 업무의 맥락과 우선순위를 함께 볼 수 있는 분
• 업무 과정에서 알게 되는 중요 정보에 대해 높은 수준의 보안 의식과 Confidentiality를 유지할 수 있는 분
• 정해진 업무 범위에 제한하기보다, 상황에 따라 필요한 일을 유연하게 판단하고 끝까지 실행할 수 있는 분
• Google Workspace, Microsoft Office 등 기본적인 업무 도구를 원활하게 활용할 수 있는 분

📣 이런 분이면 더 좋습니다

• 빠르게 성장하는 IT·AI·스타트업에서 CEO 또는 C-Level을 지원해 본 경험이 있는 분
• 국내외 출장 및 복잡한 출장 일정을 직접 관리해 본 분
• 주요 고객 및 C-Level 대상 미팅·행사를 관리해 본 분
• 다양한 일정과 업무가 빠르게 변하는 환경에서 우선순위를 판단하고 대응해 본 경험이 있는 분

📆채용절차

• 서류검토
• 역량인터뷰
• Fit인터뷰
• 평판조회

📋 기타 안내 사항

• 채용 프로세스 진행 시 추가 인터뷰나 과제를 요청드릴 수 있습니다.